Përshkrimi

Pozicioni: Koordinator i Kontrollit të Dokumenteve dhe Procedurave
Departamenti: Departamenti i Ndërtimit
Raporton te: Drejtori i Projektit
Dokumenti: JD/CD/Document Control and Procedures Coordinator_0.1
Data: 02/10/2026

PËRSHKRIM I PËRGJITHSHËM
Koordinatori i Kontrollit të Dokumenteve dhe Procedurave administron dokumentet e projektit, korrespondencën, regjistrat, rishikimet dhe procedurat e kontrolluara, duke siguruar që informacioni të jetë i plotë, i përditësuar, i gjurmueshëm dhe i disponueshëm për përdoruesit e autorizuar.

QËLLIMI I POZICIONIT
Qëllimi i pozicionit është të mirëmbajë një sistem efektiv të kontrollit të dokumenteve për projektimin, prokurimin, ndërtimin, QA/QC, HSE, koluaidimin dhe dorëzimin, si dhe të mbështesë zbatimin e njëtrajtshëm të procedurave të Shoqërisë dhe të projektit.

Detyrat

Përgjegjësitë e Përgjithshme

• Zbaton dhe mirëmban sistemin e miratuar elektronik dhe fizik të kontrollit dhe arkivimit të dokumenteve.
• Pranon, kontrollon, regjistron, shpërndan, transmeton, sistemon dhe arkivon dokumentet dhe korrespondencën hyrëse dhe dalëse të projektit.
• Zbaton kërkesat e miratuara për numërtimin, emërtimin, rishikimin, statusin, shpërndarjen dhe konfidencialitetin e dokumenteve.
• Mirëmban Regjistrin Kryesor të Dokumenteve dhe regjistrat e kërkuar për vizatimet, dorëzimet, RFI-të, korrespondencën, detyrat e takimeve, procedurat dhe dokumentacionin e dorëzimit.
• Monitoron afatet e shqyrtimit dhe miratimit, ndjek përgjigjet e vonuara dhe ia raporton vonesat Drejtorit të Projektit.
• Siguron që për përdorim të jenë të disponueshme vetëm dokumentet aktuale të miratuara dhe që dokumentet e zëvendësuara të identifikohen qartë dhe të tërhiqen.
• Mbështet përdoruesit e autorizuar, mbron informacionin konfidencial, ruan gjurmueshmërinë e auditimit dhe kryen detyra të tjera që icaktohen brenda rolit.

Përgjegjësitë Specifike

KONTROLLI I DOKUMENTEVE

• Kontrollon identifikimin, rishikimin, statusin, datën dhe evidencën e miratimit të dokumenteve; lëshon fletëtransmetimet dhe regjistron historikun e plotë të shqyrtimit.
• Koordinon shkëmbimin e dokumenteve ndërmjet ekipeve të projektimit, prokurimit, kontratave, ndërtimit, QA/QC, HSE, mbikëqyrjes dhe kolaudimit.

KONTROLLI I PROCEDURAVE

• Mirëmban Regjistrin e Procedurave, duke përfshirë zotëruesin e dokumentit, shqyrtuesin, miratuesin, rishikimin, datën e hyrjes në fuqi, datën e rishikimit dhe statusin.
• Koordinon përgatitjen, miratimin, nxjerrjen, rishikimin, shpërndarjen dhe tërheqjen e procedurave, udhëzimeve të punës, modeleve dhe formularëve.

RAPORTIMI DHE DORËZIMI

• Përgatit raporte periodike të kontrollit të dokumenteve, që përfshijnë dorëzimet, shqyrtimet e vonuara, statusin e regjistrave dhe detyrat e papërfunduara.
• Kryen auditime periodike dhe koordinon dosjen e dorëzimit, duke përfshirë vizatimet as-built, manualet e operimit dhe mirëmbajtjes, certifikatat, garancitë, lejet dhe dokumentet e mbylljes.

Kualifikimet

KUALIFIKIMET DHE EKSPERIENCA

• Diplomë Bachelor në inxhinieri, menaxhim ndërtimi, administrim biznesi, menaxhim informacioni ose në një fushë të ngjashme.
• Minimumi 3-5 vjet përvojë në kontrollin e dokumenteve, preferohet në projekte ndërtimi, inxhinierike ose zhvillimi të pasurive të paluajtshme.
• Përvojë me regjistrat e dokumenteve, fletëtransmetimet, kontrollin e rishikimeve, korrespondencën e projektit, procedurat dhe dokumentacionin e dorëzimit.
• Njohuri pune mbi dokumentacionin e ndërtimit, regjistrat e QA/QC dhe HSE, si dhe proceset e shqyrtimit dhe miratimit të projektit.

AFTËSITË KRYESORE

• Aftësi të forta organizative, saktësi, vëmendje ndaj detajeve dhe ndjekje të detyrave.
• Njohuri të mira të Microsoft Office, regjistrave në Excel dhe sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS/CDE).
• Aftësi për të kuptuar kodet e vizatimeve, disiplinat, rishikimet, statusin e dokumenteve dhe strukturën e arkivimit të projektit.
• Komunikim i qartë me shkrim dhe me gojë në gjuhën shqipe dhe angleze.
• Integritet profesional, ruajtje e konfidencialitetit dhe aftësi për të menaxhuar afatet dhe vëllime të larta dokumentesh.

Shënime

Te interesuarit te dergojne Cv ne : [email protected]